商務中心內部工作流程

商務中心主管部門工作流程

  • 1. 打開所有的門和電及設備,檢查設備並在交班記錄上簽字,在筆記本上和充值卡交接記錄上簽字;
  • 2. 打開工作台電腦閱讀自動彈出的當日工作任務,並保存該文檔,名稱為當日日期;
  • 3. 查看報紙,確保有商務中心所訂的所有報紙,如:香港商報、香港經濟日報、China Daily、The Wall Street Journal等報刊;
  • 4. 將前一日的營業收入數據登記在前一日的營業收入表格裡;
  • 5. 查看當天工作信息,特別是會議信息;
  • 6. 檢查商務中心的衛生;
  • 7. 為客人做好消費憑據,開取商務中心帳單(必須連號)。開取賬單後將費用抄寫在營業收入表格上。即時在電腦系統裡入賬,商務中心的房號以及服務項目列出來;
  • 8. 下班前清點當天所有帳目,將電腦文檔的入帳項目與入賬憑證一一核對;
  • 9. 發票及重要物品放入保險櫃;
  • 10. 做好交班工作,如果是最後一班,下班前將所有帳務交給財務部門。

項目登記的流程

  • 1. 收發傳真登記;
  • 2. 租借設備及物品登記,並介紹使用方法;
  • 3. 外借部門設備及物品登記;
  • 4. 客人及商務中心內部人員快遞文件或包裹登記;
  • 5. 客人快遞和包裹需填寫確認表,由客人簽名領取;
  • 6. 預訂會議登記,包括場地、設備;
  • 7. 物品損壞或遺失登記;

物品清點流程

  • 1. 清點租借出去的物品,核對租借時間;
  • 2. 有損壞或遺失的物品須即時登記,並確定賠償方式;
  • 3. 如有需要採購項目,填表採購項目並交給相關部門購買;

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